• Wat kost een Brand Portal of marketingcommunicatie portal? Jack Issen, merkmanagementm merkimplementatie, brand management

Wat kost een brand portal of marketingcommunicatie portal?

U overweegt een (nieuwe) brand portal of marketingcommunicatie portal aan te schaffen, maar wat kost dat? Wat gaat u er mee doen? En wat kan het u opleveren? Ik kan er een klein boekje over schrijven maar probeer het kort te houden. Na mijn blog over wat een brand portal of marketingcommunicatie portal is en kan, in dit blog meer over de kosten.

Wat kost een brand of marketingcommunicatie portal?

Aanbieders van brand portals en marketingcommunicatie portals hanteren verschillende prijsmodellen. Van een periodiek vast bedrag, bijvoorbeeld een vaste vergoeding per maand ongeacht het gebruik, tot complexe modellen waarbij wordt afgerekend op het gebruik van modules, typen gebruikers, aantallen handelingen en gebruikte opslagruimte. Om een prijsindicatie te kunnen geven zullen aanbieders vragen wat u wilt kunnen doen met hun oplossing (in hun termen: welke functionaliteit u nodig denkt te hebben?). Tijdens uw oriëntatie heeft u mogelijk al op de websites van aanbieders gezien dat er verschillende mogelijkheden zijn, tegen andere kostenplaatjes.

Boodschappenlijstje

Om inzicht in de kosten te krijgen en een goede kostenvergelijking te kunnen maken zult u uw boodschappenlijstje aan een aantal leveranciers moeten voorleggen. Dat kan een heel grondig voorbereid boodschappenlijstje zijn in de vorm van een uitgebreid functioneel ontwerp en functionele en technische eisen, of een kort lijstje met de belangrijkste gegevens. Wat er in ieder geval op moet staan:

Functionele eisen en wensen

  • Wat u met de brand portal of marketingcommunicatie portal wilt gaan doen?
    In termen van de functionaliteiten die u wilt gebruiken.
    Bijvoorbeeld: Richtlijnen/huisstijlhandboek, beeldbank en creatie van posters en leaflets.
    Pas op voor het ‘dat-wil-ik-ook-effect’. Met brand portals en marketingcommunicatie portals kan veel, maar wat heeft u écht nodig en wilt u dus voor betalen? Zal uw organisatie alle mogelijkheden ook echt gaan benutten en de voordelen realiseren? Wellicht is een geleidelijke uitbreiding van functionaliteit beter te behapstukken?
    Probeer alvast te bedenken welke functionaliteit u niet nu maar wellicht wel op termijn misschien zou willen gebruiken en neem dit mee in uw lijstje. Bijvoorbeeld in de vorm van een gefaseerde road map. Het is jammer en kostbaar als u al na één of twee jaar naar een andere oplossing moet migreren om de functionaliteit uit te breiden.
  • Hoeveel gebruikers verwacht u?
    Het aantal en type gebruikers geeft de leverancier een idee van de systeembelasting, en ook hanteren veel leveranciers andere prijzen voor zogenaamde admin-rollen dan voor andere gebruikersrollen.

Technische eisen

  • Wilt u een implementatie binnen uw netwerk, of een oplossing in de cloud?
    Cloud of Software-as-a-Service (SaaS) oplossingen hebben als belangrijkste voordelen dat u geen omkijken heeft naar de technische aspecten, automatisch meelift op nieuwe functionaliteiten zonder veel implementatie-inspanning, en er veelal een goede helpdesk beschikbaar is. Nadelen kunnen zijn dat niet voldaan kan worden aan uw security- en privacy-eisen, en dat maatwerk niet mogelijk is.
    U doet er dus goed aan om uw functionele eisen en wensen te concretiseren, om te kunnen beoordelen of uw potentiële leveranciers hieraan kunnen voldoen.
  • Welke technische eisen u heeft ten aanzien van housing en hosting?
    Hosting in uw netwerk kan vaak wel maar is dan ook duurder dan aansluiten op de cloud van de leverancier. En welke eisen stelt uw IT-organisatie aan de software t.a.v. hosting?
  • Uw overige technische wensen en eisen?
    Zoals bijvoorbeeld single-sign-on (SSO: gebruikers die al op uw netwerk zijn ingelogd loggen automatisch ook in de portal in), en standaarden die uw IT en Security-afdelingen aan IT-oplossingen en leveranciers voorschrijven.

Inzicht in de kosten & TCO

Helaas kan ik geen concrete kostenindicatie geven zonder uw eisen en wensen te kennen. Uit ervaring weten we dat een brand portal of marketingcommunicatie portal u € 1.000 tot wel € 200.000 of meer per jaar kan kosten. Dit hangt vooral af van wat u met de portal wilt kunnen, of en hoeveel maatwerk er nodig is om aan uw wensen te voldoen én van de leverancier. Voor vergelijkbare functionaliteit kunnen verschillende leveranciers sterk uiteenlopende prijzen offreren.

Ik adviseer dan ook altijd om inzicht in de kostencomponenten te vragen, inclusief de Total-Cost-of-Ownership (TCO: de totale kosten gedurende een bepaalde periode) voor bijvoorbeeld drie of vijf jaar. In de TCO kunnen verschillende componenten zijn inbegrepen:

  • Eenmalige investeringen
    Zoals de kosten voor inrichting, implementatie en projectmanagement. En afhankelijk van de leverancier ook de aanschaf van het gebruiksrecht van de portal (licenties).
  • Terugkerende (operationele) kosten
    Bijvoorbeeld de kosten voor onderhoudsabonnementen, jaarlijkse licenties/gebruik, support en ondersteuning, en housing & hosting. En zoals hiervoor beschreven wellicht ook voor het werkelijke gebruik, zoals misschien een vast bedrag per gemaakte brochure, per gebruikte Gb opslagruimte, het aantal werkelijke gebruikers, et cetera.

Aandachtspunten/tips

Er valt veel meer te zeggen over leverancier- en softwareselectie maar deze tips wil ik u niet onthouden:

  • Let op met korting op licenties
    30% korting op de eenmalige licentieprijs is mooi maar als er jaarlijks 20% voor onderhoud of recht op het verkrijgen van updates over de bruto licentieprijzen moet worden betaald heeft u misschien gewoon geen echte korting gekregen. Wat ik bedoel is dat dit een standaard aanpak van de leverancier kan zijn: hoge ‘list prijzen’ hanteren en daarop korting geven.
  • Spreek bij aanschaf direct ook de prijzen voor vervolgaankopen af
    Zoals de kosten en licenties voor uitbreiding van modules, aansluiten van meer gebruikers, toevoegen van andere merken, configureren van extra printing-on-demand uitingen et cetera. Nu wil de leverancier u nog graag als klant verwelkomen, na implementatie gaat u door de dan ontstane ‘vendor lock-in’ niet zomaar weer weg en heeft de leverancier weinig tot geen reden u nog korting te geven.
  • Maak naast prijsafspraken ook afspraken over de kwaliteit van de ondersteuning en de servicelevels na implementatie
    Vraag hier ook op door als u referentiebezoeken gaat afleggen. De ene leverancier is de andere niet, en op basis van de ervaringen van de referenten zou u kunnen besluiten om harde afspraken over deadlines en levertijden te willen maken.

Samenvatting

Een brand portal of marketingcommunicatie portal kan weinig tot heel veel kosten. Om inzicht in de kosten van een voor uw organisatie geschikte brand of marketingcommunicatie portal te krijgen zult u prijsindicaties of offertes op moeten vragen. En daarvoor zult u moeten kunnen aangeven wat u wilt. Ik hoop u handvatten te hebben gegeven om dit te kunnen concretiseren en daarmee gerichte indicaties op te kunnen vragen.

Voor meer informatie over wat een brand of marketingcommunicatie portal is en kan kunt u dit blog lezen. En in een volgend blog kunt u lezen wat u er aan kunt hebben.

Over de auteur

Jack Issen is Managing Partner bij Branding Executives en heeft 13 jaar ervaring met merkimplementatie en merkmanagement, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement. Jack is ervan overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte. Voor hem is een rebranding een perfect moment om het nieuwe merk juist niet 1-op-1 te implementeren op de “brand touch points” van vandaag, maar na te denken over de “customer brand experience” van morgen.

About the Author:

Jack heeft ruim 12 jaar ervaring met implementatie en management van merken, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement en automatisering van marketing processen. Hij is er van overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte.