• Huisstijl in kantoorautomatisering: Consistentie merkuitstraling in drukwerk en print. Branding Executives, Jack Issen

Huisstijl en kantoorautomatisering: Consistente merkuitstraling in drukwerk en print

Bij toepassing van de huisstijl op documenten, presentaties en in de e-mailondertekening komt meer kijken dan vaak wordt gedacht. In vijf blogs behandel ik op basis van mijn ervaring een aantal onderwerpen rondom de toepassing van de huisstijl in de ‘kantoorautomatisering’. In dit 2e blog behandel ik de consistentie van de merkuitstraling in drukwerk en print.

Uitdaging: consistente merkuitstraling in druk en print

In een vorig blog heb ik uitgelegd dat voor gebruik in de kantoorautomatisering vaak voor een ander lettertype wordt gekozen dan voor toepassing op andere media en uitingen. Dit wordt gedaan om mogelijke implementatieproblemen te voorkomen. Helaas kan dit ook enigszins ten koste gaan van de consistentie van de huisstijl of merkuitstraling, en daarmee van de uitgedragen merkidentiteit van de organisatie.

Een ander gevaar voor de consistentie van de merkuitstraling zijn kwaliteits- en kleurverschillen tussen drukwerk en print vanuit de kantoorautomatisering. In dit blog ga ik in op het ontstaan en voorkomen daarvan. In een volgend blog zal ik de visuele verschillen tussen drukwerk en print, en beeldschermen behandelen.

Drukwerk is geen print!

Drukwerk wordt anders voorbereid en geproduceerd dan hoe medewerkers documenten en e-mails maken. Drukwerk wordt gedrukt op drukpersen of op kwalitatief hoogwaardige printers die speciaal voor drukwerk zijn ontwikkeld. Printen doen we zelf, op printers op kantoor of thuis. En op verschillende typen printers van verschillende kwaliteit.

Ontwerpers maken de huisstijlbestanden in een hoge resolutie (digitale bestanden met veel detaillering), die geschikt is voor drukpersen en digitale ‘drukprinters’. Voor drukwerk wordt gebruikt gemaakt van het zogenaamde CMYK-kleurensysteem.1 Op schermen en door computersoftware wordt gebruik gemaakt van RGB.2

Voor toepassing van de huisstijl in de kantoorautomatisering moeten de kleuren in de originele bestanden dus worden geconverteerd naar RGB. Dit is pas de eerste conversie in een reeks van conversies.

‘Conversieketen’ van ontwerpbestanden tot uiteindelijke print

  • Voor toepassing in kantoorautomatisering worden de originele bestanden met het logo en de andere visuele elementen opgeslagen in RGB-formaat. Met een computerprogramma wordt daarvoor een conversie verricht van CMYK-kleuren naar RGB-kleuren. Los van het feit dat het CMYK-systeem meer kleuren bevat dan het RGB-systeem, en verschillende computerprogramma’s ook anders met de conversie om kunnen gaan, is dit geen 1-op-1 ‘vertaling’. Hier kan de eerste afwijking van het bronbestand naar de uiteindelijke print ontstaan.
  • Ook het programma waarin de brief of presentatie wordt gemaakt verricht een conversie: meestal Microsoft Office.3 Microsoft Office heeft ook weer zijn eigen manier van converteren en dat begint al met de ‘opslaan als’ instellingen. Afhankelijk van hoe die zijn ingesteld worden bij het opslaan van afbeeldingen deze mogelijk al weer gecomprimeerd naar een lagere resolutie. Dit meestal om de fysiek benodigde opslagruimte van het bestand te verkleinen.
  • Als vervolgens wordt geprint, dan wordt er een bestand gemaakt dat naar de printer wordt gestuurd. De ontvangende printer ‘leest’ dit bestand en gaat over tot afdrukken. Ook hier vindt dus een conversie/interpretatie van data plaats.
  • Afdrukken kan in verschillende kwaliteiten, en de kwaliteit kan zowel door de printer worden beïnvloed als door Microsoft Office. Als u dus uw brief opslaat als PDF, dan zit er nóg een extra conversieslag tussen voordat die wordt geprint. En als u in plaats van ‘opslaan als PDF’ kiest voor ‘printen als PDF’ door software die een PDF-printer simuleert, dan kan dit ook tot een iets ander bestand qua kwaliteit en specificaties leiden dan u met ‘opslaan als PDF’ zou hebben gemaakt.

Er zitten vanaf de originele bestanden dus meerdere tussenschakels die iets met de bestanden en daarmee de weergave van de huisstijlelementen kunnen doen al voordat er geprint wordt. Met name kleuren kunnen veranderen en ook de scherpte van de afbeeldingen kan afnemen. Het effect van papiersoort en -kwaliteit laat ik hier buiten beschouwing, maar onthoud dat deze natuurlijk ook van invloed zijn op de uiteindelijke afdruk.

Hoe is deze ‘conversieketen’ te optimaliseren?

  • Zorg dat alle RGB-bronbestanden met hetzelfde computerprogramma, en met dezelfde instellingen, worden gemaakt. Hierdoor wordt de eerste conversieslag gestandaardiseerd.
  • Test -‘tweak’- test
    Vertrouw niet op conversieprogramma’s en ‘vertaaltabellen’ van CMYK naar RGB. Doordat de bestanden na de eerste conversie naar RGB meerdere malen worden geconverteerd en verwerkt door verschillende programma’s en printers, is mijn ervaring dat er juist meer verschil kan zijn tussen drukwerk en print dan nodig als de standaard voorgeschreven conversie wordt toegepast.
    Door de bestanden aan de bron te ‘tweaken’ (na de eerste printtest is bekend welk bestandsformaat gemiddeld kwalitatief het beste print) kunnen de uiteindelijke printkleuren worden geoptimaliseerd.
  • Maak bijvoorbeeld een document, een presentatie en een als PDF opgeslagen document met daarin logo-images in verschillende formaten (bijv. .eps, .png, .gif en .jpg) en kwaliteiten (voor gevorderden: met verschillende dpi’s en bit-dieptes4).
  • Test 1: Print de testbestanden op verschillende, representatieve printers, en beoordeel de resultaten. Zowel op scherpte als op kleur.
    Let op: Bepaal van te voren welke printer of printers representatief zijn. Vergeet daarbij niet om eventuele andere vestigingen met eigen printers of mogelijk andere softwareprogramma’s ook te betrekken. Controleer bij voorkeur ook of deze printers recent zijn gekalibreerd, en of de printer-drivers up-to-date zijn. Let ook op de toner- en inktcartridges: zijn die van hetzelfde merk en type, en niet over de datum of uitgedroogd? En print, om de invloed van mogelijke conversies zoveel mogelijk te beperken, bij voorkeur vanaf dezelfde PC of standaard werkplek.
  • Betrek de ontwerper bij de analyse van de resultaten. Hij kan beoordelen of er mogelijk wat meer of juist minder Rood, Blauw of Groen in zijn basisbestanden zou moeten om de uiteindelijke kleur te beïnvloeden zodat de prints het drukwerk zo dicht mogelijk benaderen.
  • Test 2: Pas de testbestanden aan met de geoptimaliseerde logo’s, test opnieuw en beoordeel het effect van de ‘tweaks’.
  • Zorg dat de RGB-bestanden die in kantoorautomatisering worden gebruikt 1-op-1 ingevoegd kunnen worden (in Microsoft Office: op 100%).
    Als de afbeeldingen door de kantoorautomatiserings-programma’s moeten worden vergroot of verkleind, wordt een extra converteerslag gemaakt door deze programma’s. In Microsoft Office wordt de kwaliteit er meestal slechter van.
    Een belangrijk voorbeeld: Voor gebruik van afbeeldingen in e-mailondertekeningen geldt dat Microsoft Outlook deze altijd tot 96 dpi converteert. Als dit niet al op het logo-bestand is toegepast dan past Microsoft Outlook dit zelf toe, en bijna altijd ten koste van de kwaliteit.5
  • Denk aan het milieu en blijf pragmatisch. Met bestanden in hoge resolutie kunnen uitstekende printresultaten worden bereikt, maar als uw organisatie heel veel documenten produceert en opslaat kost dat in de loop van jaren ook heel veel opslagruimte en dus energie. Daarnaast, in veel organisaties is de grootte van een e-mail bericht nog steeds gemaximaliseerd tot bijvoorbeeld 10 MB. En niet alle medewerkers hebben zo’n krachtige pc dat deze met grote bestanden ook vlot blijft functioneren. Neem dus juist ‘kleinere’ bestanden mee in de tests.

Voorbedrukt papier?

Door gebruik van voorbedrukt papier kan de hiervoor beschreven problematiek deels worden omzeild. Dit werkt prima als binnen de organisatie wordt geprint en de thuiswerkers thuis ook voorbedrukt papier gebruiken. Voor digitale documenten is dit geen oplossing, daarin zullen de visuele huisstijlelementen moeten worden opgenomen.

Overigens zie ik de laatste tijd steeds meer dat voorbedrukt papier wordt vervangen door het printen van het logo en andere informatie zoals adressen en contactdetails. Ik vermoed met name omdat dit minder ‘gedoe’6 oplevert voor de facilitaire- en IT-afdelingen, want voor de kosten hoeft het niet zo veel te schelen. En natuurlijk omdat er steeds minder wordt geprint en meer digitaal wordt verstuurd en gelezen.

Advies

Optimalisatie van naar RGB ‘geconverteerde’ originele ontwerpbestanden draagt bij aan een kwalitatief goede toepassing van de huisstijl in de kantoorautomatisering. En ook vergroot dit de consistentie in merkuitstraling met het drukwerk.
Test! Omdat in iedere organisatie de ‘print- en conversieketen’ anders is, helpen printtesten om het uiteindelijke printresultaat te optimaliseren. Vertrouw niet blind op de automatische conversie naar RGB van de ontwerpprogramma’s: in de praktijk kunnen geprinte kleuren afwijken.

Lees ook in de serie “Huisstijl en kantoorautomatisering”:  Welke Lettertypes?Huisstijl op het beeldscherm, Logo-ontwerp en Huisstijl geschikt voor dagelijks gebruik?

Over de auteur

Jack Issen is Managing Partner bij Branding Executives en heeft 13 jaar ervaring met merkimplementatie en merkmanagement, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement. Jack is ervan overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte. Voor hem is een rebranding een perfect moment om het nieuwe merk juist niet 1-op-1 te implementeren op de “brand touch points” van vandaag, maar na te denken over de “customer brand experience” van morgen.

Meer informatie en voorbeelden

  1. Huisstijl in kantoorautomatisering: Consistentie in merkuitstraling drukwerk en print, RGB noot 2CMY(K) is een kleurensysteem gebaseerd op een mix van Cyan/Cyaan, Magenta, en Yellow/Geel. Het is een zogenaamd subtractief kleursysteem. Dat betekent dat er licht wordt weggenomen als er kleur op kleur wordt gebruikt zoals bij schilderen: Magenta over/op Cyaan wordt een donkerdere kleur: blauw. En alle drie kleuren bij elkaar wordt zwart. In de drukwerkpraktijk wordt zwart als vierde inktkleur gebruikt om mooi zwart te verkrijgen (de K in CMYK: Key).
  2. RGB is gebaseerd op een mix van drie kleuren: Rood, Groen en Blauw. Het werkt net andersom als bij CMY(K), omdat RGB een additief systeem is: er wordt licht toegevoegd bij vermeHuisstijl in kantoorautomatisering: Consistentie in merkuitstraling drukwerk en print, RGB noot 1nging. Rood, Groen en Blauw bij elkaar wordt bijvoorbeeld wit. Ieder beeldpunt op een beeldschermen kan één van deze drie kleuren aannemen, en tezamen ervaren we de combinatie van kleuren.
  3. Ik ben wel eens specificaties tegengekomen op de honderdste millimeter nauwkeurig. Echter rondt Microsoft Word af naar honderdste centimeters. Een marge, hoogte of breedte van 1,755 cm wordt dus 1,76 cm.
  4. Voor goede informatie over dpi en resolutie zie hier.
  5. Meer info over gebruik van images in e-mail vindt u hier.
  6. Bijvoorbeeld zijn er minder printerladebakken nodig en is de kans dat gebruikers papier in de verkeerde lade leggen kleiner. Wat ook weer foute afdrukken scheelt, ten voordele van kosten en milieu. Ook kunnen niet alle softwareprogramma’s goed omgaan met het afdrukken uit verschillende printerladebakken voor bijvoorbeeld voor- en vervolgpagina’s.

About the Author:

Jack heeft ruim 12 jaar ervaring met implementatie en management van merken, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement en automatisering van marketing processen. Hij is er van overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte.