• Blog huisstijl in kantoorautomatisering, Branding Executives Jack Issen

Huisstijl en kantoorautomatisering: Huisstijl geschikt voor dagelijks gebruik?

Bij toepassing van de huisstijl op documenten, presentaties en in de e-mailondertekening komt meer kijken dan vaak wordt gedacht. In vijf blogs behandel ik op basis van mijn ervaring een aantal onderwerpen rondom de toepassing van de huisstijl in de ‘kantoorautomatisering’. In dit laatste blog speciaal voor huisstijlontwerpers en –eigenaren een paar praktische tips.

Uitdaging: Huisstijl geschikt voor de dagelijkse praktijk?

Als met deze zaken rekening wordt gehouden tijdens de ontwerpfase komt dit de toepasbaarheid binnen de kantoorautomatisering van grotere organisaties ten goede:

Houd rekening met meertaligheid
In bepaalde talen zijn woorden langer dan in het Nederlands of Engels. Als bijvoorbeeld ‘Agenda’ op een document staat om het type document aan te duiden, houd dan ruimte in het ontwerp voor bijvoorbeeld de Italiaanse vertaling: ‘Ordine del giorno’. En ook voor kopjes als ‘van’, ‘behandeld door’ en ‘onze referentie’.

Selecteer het lettertype zorgvuldig
Bepaal het lettertype voor de huisstijl en toepassing daarvan in de kantoorautomatisering in overleg met de klant. Voor meer informatie zie mijn eerste blog.

Pas op de kleine lettertjes

  • Wees voorzichtig met kleine lettergroottes, Ik bedoel hiermee fontgroottes kleiner dan 6. Los van dat niet iedereen even goed ziet, en afhankelijk van het geselecteerde lettertype, printen deze niet op alle printers scherp.
  • Organisaties die veel met documenten werken moeten ook rekening houden met de leesbaarheid en scanbaarheid van het gekozen lettertype. Bijvoorbeeld moeten door klanten zelf geprinte, ondertekende, daarna gescande en vervolgens terug gemailde documenten wel door de scansoftware en de supportmedewerkers kunnen worden ‘gelezen’. Met een erg klein font kan dit problemen opleveren.
Huisstijl en kantoorautomatisering: Huisstijl voor dagelijks gebruik. Bron: Elsevier van den Born, 2015

Huisstijl en kantoorautomatisering: Huisstijl voor dagelijks gebruik. Bron: Elsevier van den Born, 2015

Voorbladen en vervolgpagina’s
Overleg met de klant over het eventuele gebruik van verschillende voor- en vervolgpagina’s. Bijvoorbeeld als op vervolgpagina’s de positie van het logo anders is, of de grootte verschilt, is het gebruik van voorbedrukt papier door de klant wellicht lastig(er) in te regelen.

Bepaal (document)opmaakstijlen
Denk bij het uitwerken van de ontwerpen voor de kantoorautomatisering alvast na over de diverse opmaakstijlen. Dat scheelt werk en afstemming op een later moment. Graag ook direct voor opsommingen (letters, nummers, symbolen, meerdere niveaus), hoofdstukken en paragrafen, bijlagen, voetteksten, artikelnummers (voor gebruik in contracten en voorwaarden), bijschriften, voet- en eindnoten en benadrukkingen (zoals vet, onderstreept, in kleur en andere lettergroottes).

Ontwerp verticale e-mail ondertekeningen
Omdat e-mails in toenemende mate -al circa 50% van alle zakelijke e-mail!- mobiel worden gelezen, zijn brede horizontale ondertekeningen niet handig. En lange verticale e-mail-ondertekening met veel informatie natuurlijk ook niet.
Nu ik toch bezig ben: Neem het e-mailadres van de afzender wel in de e-mail ondertekening op, dat is makkelijk als mails geforward zijn. En een telefoonnummer zonder haakjes -dus niet (0)6- word beter herkend als telefoonnummer door e-mailprogramma’s.

Mobiele e-mail ondertekening
Helaas is het nog steeds zo dat e-mail ondertekeningen, gebruikt in mobiele apparaten, meestal weinig afbeeldingen en tekst kunnen bevatten. Het is dus handig om hier vooraf rekening mee te houden.

Houd rekening met internationale verschillen

  • Stem met de klant af of er vestigingen of uitbreidingsplannen daarvoor zijn in bijvoorbeeld Oost-Europa, Azië of in het Midden-Oosten. In deze regio’s worden cyrillische, Aziatische en Arabische tekensets gebruikt. Daarvoor moet het gekozen lettertype de benodigde tekensets bevatten, of er moet een passend alternatief lettertype voor worden bepaald.
  • Voor de kleuren van bijvoorbeeld kopjes en opsommingstekens, en de huisstijl in het algemeen natuurlijk, kan dit ook geen kwaad. Bepaalde kleuren die in West-Europa prima kunnen, zijn in Azië misschien niet zo handig.¹,²

Lees ook in de serie “Huisstijl en kantoorautomatisering”:  Welke Lettertypes?Consistentie in drukwerk en print,  Huisstijl op beeldscherm en Logo-ontwerp.

Over de auteur

Jack Issen is Managing Partner bij Branding Executives en heeft 13 jaar ervaring met merkimplementatie en merkmanagement, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement. Jack is ervan overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte. Voor hem is een rebranding een perfect moment om het nieuwe merk juist niet 1-op-1 te implementeren op de “brand touch points” van vandaag, maar na te denken over de “customer brand experience” van morgen.

Meer informatie en voorbeelden

¹ Voor meer info over culturele kleurverschillen zie deze blog van Carrie Cousins ,
² Over logo-kleuren, betekenis van kleuren en de logo-kleuren van AEX en AMX bedrijven heeft ook Paulus Nabbe een leuke blog geschreven.

Blog huisstijl in kantoorautomatisering, Branding Executives Jack Issen

About the Author:

Jack heeft ruim 12 jaar ervaring met implementatie en management van merken, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement en automatisering van marketing processen. Hij is er van overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte.