• Huisstijl in kantoorautomatisering: Selectie en implementatie van lettertype. Branding Executives, Jack Issen

Huisstijl en kantoorautomatisering: Lettertype selectie

Bij toepassing van de huisstijl op documenten, presentaties en in de e-mail ondertekening komt meer kijken dan vaak wordt gedacht. In vijf blogs behandel ik op basis van mijn ervaring een aantal onderwerpen rondom de toepassing van de huisstijl in de ‘kantoorautomatisering’. In dit eerste blog ga ik in op de selectie en implementatie van het lettertype.

Inleiding

In mijn dagelijks werk –het begeleiden van merkimplementaties– wordt mij regelmatig gevraagd of ik kan helpen bij de implementatie van de nieuwe huisstijl in de kantoorautomatisering: Op documenten, presentaties en in de e-mail ondertekening. Vaak is de nieuwe huisstijl dan al vastgesteld, en blijkt implementatie daarvan in praktijk niet zo makkelijk als gedacht. Als met het ontwerp rekening is gehouden met de implementatie van de huisstijl in de kantoorautomatisering gaat het natuurlijk allemaal makkelijker. Het eindresultaat is kwalitatief beter, en de nieuwe huisstijl wordt meer consistent toegepast.

Maar waar moet dan rekening mee worden gehouden?
In vijf blogs behandel ik op basis van mijn ervaring een aantal onderwerpen rondom de toepassing van de huisstijl in de kantoorautomatisering.
Voor huisstijleigenaren en ontwerpers, én IT-ers? De blogs zijn vooral geschreven voor de ‘eigenaren’ van de huisstijl: design en brand managers.
Ook huisstijlontwerpers, en IT’ers -die de implementatie binnen de kantoorautomatisering moeten realiseren- hebben mogelijk baat bij de geschetste problemen en oplossingsrichtingen.

Huisstijl in kantoorautomatisering: selectie en implementatie lettertype. Branding Executives, Jack Issen

Welk lettertype?

Organisaties kiezen voor de basishuisstijl vaak voor een ‘onderscheidend’, of in zeldzame gevallen voor een speciaal ontworpen, lettertype.1 Met het lettertype (ook wel ‘font’ of ‘fonttype’ genoemd) wordt invulling en vorm gegeven aan de unieke identiteit van de organisatie. Helaas kan zo’n onderscheidend lettertype wel een aantal praktische problemen opleveren.

Problemen voorkomen?
Ervaren ontwerpers weten dat mogelijke praktische problemen pragmatisch te voorkomen zijn door voor de toepassing van de huisstijl in de kantoorautomatisering een ander, standaard Microsoft Office, lettertype te adviseren. Er wordt dan gekozen voor een font dat het unieke lettertype qua uiterlijk en stijl zo dicht mogelijk benadert. Of, zoals mijn collega’s en ik ook vaak tegenkomen, ‘gewoon’ voor Arial.

In de praktijk werkt dit prima. Het grote nadeel is echter dat juist de uniciteit verloren kan gaan, als de lettertypes voor drukwerk en de kantoorautomatisering niet erg op elkaar lijken. In brochures, folders en op de website zien klanten het unieke font, en per mail en uit IT-systemen ontvangen ze brieven, contracten, rekeningen en andere documenten in het gekozen ‘systeemlettertype’.

Is het lettertype dan belangrijk?
Of maakt dat niet uit omdat we inmiddels gewend zijn geraakt aan het gebruik van verschillende fonts door organisaties, voor verschillende toepassingen? Wie denkt dat het niet uitmaakt verwijs ik graag naar een Errol Morris over “font trustworthiness”  en een artikel van Sjoerd Klumpenaar over het belang van het juiste lettertype.2

Wat zijn de praktische problemen van een uniek lettertype?

Extra IT-installaties
Als het gekozen lettertype niet standaard met Microsoft Office wordt meegeleverd moet het font op de pc’s en laptops van alle gebruikers worden geïnstalleerd. En ook door externe gebruikers zoals door drukkers, reclame- en campagnebureaus en dtp-ers zodat die het gekozen font ook kunnen gebruiken.
Voor zogenaamde back-end IT-systemen waarmee procesdocumenten worden gemaakt kan het zo zijn dat gebruik van andere dan de daarin ondersteunde lettertypes niet mogelijk is. Dan houdt het daar op. Of er moeten extra systemen worden geïmplementeerd die het genereren van deze documenten overnemen. Dit is wel een drastische (en dure!) stap om de huisstijl consequent toe te kunnen passen.
Om het gekozen lettertype op de website te kunnen weergeven moeten mogelijk ook extra zaken worden geregeld.3

Licenties
Voor het gebruik van veel niet-standaard lettertypes moeten gebruikslicenties worden aangeschaft. Als het gebruik van het gekozen lettertype erg duur lijkt te worden is het te overwegen om een speciaal, eigen lettertype te laten ontwerpen.4 In dat geval hoeft er maar één keer voor te worden betaald.5

Beschikbaarheid tekens
Voor internationaal opererende organisaties is het belangrijk dat voor het gekozen lettertype alle benodigde tekens beschikbaar zijn, of worden gemaakt. Bijvoorbeeld moeten diakritische tekens zoals é en ó beschikbaar zijn. En mogelijk ook de benodigde tekens voor andere taalgebieden, zoals cyrillische talen, Arabisch, Indiaas en Turks. Natuurlijk kan voor deze talen een ander lettertype worden geselecteerd, maar dat doet dan mogelijk afbreuk aan de consistentie van de merkuitstraling. En dit brengt ook weer extra IT implementatie activiteiten en beheerinspanningen met zich mee.

Print- en display-kwaliteit
In sommige gevallen is het gekozen lettertype niet goed te printen, of wordt het niet goed weergegeven op beeldschermen. Er ontbreken bijvoorbeeld stukjes uit de letters of sommige letters worden ‘dunner’ dan andere weergegeven.

Een printtest met het lettertype in verschillende fontgroottes en opmaakstijlen maakt snel duidelijk of de print-outs kwalitatief goed genoeg zijn. Als dat niet het geval is, en met een standaard Microsoft Office lettertype gaat printen wel goed, dan kan de zoektocht beginnen met controleren en eventueel updaten van de printer-drivers. Als dat niet helpt is het goed een expert te raadplegen. Want wellicht moet of kan het lettertype in de printers worden ‘ingebouwd’. Of moet het gekozen lettertype worden ‘gehint’ om het te optimaliseren voor weergave op een beeldscherm omdat schermen een lagere resolutie hebben dan professionele printers.

Default lettertypes, met name voor e-mails
e-Mails en bijlagen worden in toenemende mate mobiel gelezen. Tegenwoordig zijn er meerdere ‘standaarden’ voor mobiele besturingssystemen, die mede bepalend zijn voor de weergave en het weergegeven lettertype. En ook werken de e-mailprogramma’s die we mobiel gebruiken anders. De verschillende gebruikte standaarden en programma’s kunnen er toe leiden dat een e-mail die vanuit Outlook wordt verzonden in een ander lettertype wordt weergegeven op het mobiele apparaat van de ontvanger. En ook andersom: Outlook toont een standaard lettertype voor mails verzonden vanuit een iPad.
Afhankelijk van het gekozen font is het in de dagelijkse praktijk, waarin we verschillende standaarden door elkaar gebruiken, te lastig om medewerkers te ondersteunen om hun e-mails in het gekozen font te laten opstellen. Het -korte- lijstje met veilige lettertypes voor gebruik in e-mail handtekeningen en in e-mail body tekst vind u hier.6

Externe weergave
Last but not least: de werkwijze binnen een organisatie moet waarschijnlijk worden aangepast om externe ontvangers van digitale documenten het gekozen lettertype op hun pc’s te kunnen laten weergeven of afdrukken.

Externe weergave van een uniek lettertype

Externe ontvangers hebben, als voor een onderscheidend, uniek lettertype is gekozen, dit lettertype waarschijnlijk niet op hun pc’s geïnstalleerd. Dus kunnen zij dit lettertype niet zien of afdrukken. Dit kan op drie manieren worden verholpen:

1. Alle digitale documenten in pdf-formaat delen
Het nadeel hiervan is dat niet samengewerkt kan worden in de tekst van de documenten, maar alleen via ‘notities’ in de pdf. En de gebruiker moet altijd eerst een pdf-document maken, en dus een extra handeling verrichten.

2. Het lettertype meesturen met de documenten
Hiervoor moet de verzender het document zo ‘opslaan als’ dat de gebruikte lettertypes worden ingesloten in het bestand. Mits de gebruikslicentie dit toestaat natuurlijk. Het handigst is om door de IT-afdeling voor alle gebruikers deze instelling te laten toepassen.7

3. Gebruik van een standaard Microsoft Office font
Als aangegeven komen mijn collega’s en ik de in de inleiding geschetste werkwijze, om voor de kantoorautomatisering een standaard Microsoft lettertype te selecteren, het meest tegen. Daarmee zijn alle geschetste problemen te voorkomen, maar wel tegen de prijs van een (enigszins) inconsistentie toepassing van de huisstijl.8

Huisstijl in kantoorautomatisering: selectie en implementatie lettertype spatiering. Branding Executives, Jack Issen

Advies

Huisstijleigenaren en ontwerpers moeten zich voorafgaand aan de selectie van een nieuw lettertype afvragen of toepassing van een onderscheidend, uniek font gewenst is én of toepassing binnen de kantoorautomatisering mogelijk is. Als het gewenst en mogelijk is, prima natuurlijk. Als het wel gewenst is maar om praktische reden niet mogelijk, dan kan naar een combinatie van een onderscheidend lettertype met een zo goed mogelijk overeenkomend standaard lettertype worden gezocht. De merkbeleving van de klanten is dan consistent, en het lettertype draagt bij aan de merkidentiteit van de organisatie.

Lees ook in de serie “Huisstijl en kantoorautomatisering”: Consistentie in drukwerk en print, Huisstijl op het beeldscherm, Logo-ontwerp en Huisstijl geschikt voor dagelijks gebruik?

Over de auteur

Jack Issen is Managing Partner bij Branding Executives en heeft 13 jaar ervaring met merkimplementatie en merkmanagement, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement. Jack is ervan overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte. Voor hem is een rebranding een perfect moment om het nieuwe merk juist niet 1-op-1 te implementeren op de “brand touch points” van vandaag, maar na te denken over de “customer brand experience” van morgen.

Meer informatie en voorbeelden

  1. Met ‘onderscheidend’ of ‘uniek’ bedoel ik dat het gekozen font anders is dan door andere organisaties in dezelfde branche wordt gebruikt. En ook niet standaard onderdeel is van Microsoft Office (anders was het ook niet echt onderscheidend natuurlijk). Voor een overzicht van standaard fonts van Microsoft Office zie hier.
  2. Zie ook een interessant artikel van Bart ter Steege over lettertype keuze, en een infographic van Ted Hunt over de ‘karakters’ van verschillende fonts.
  3. Voor specialistische informatie om website content in het juiste font weer te geven zie Ilya Grigorik.
  4. Zo is Arial ontstaan: Omdat gebruik van Helvetica te duur was heeft Microsoft Arial laten ontwikkelen.
  5. Tip > Als er een ecofont® wordt gemaakt kan er bespaard worden op toner en milieu.
  6. Voor campagnematige mail (DM-campagnes) zijn er wel oplossingen. Geïnteresseerde IT-ers die e-mail nieuwsbrieven moeten ondersteunen vanuit bijvoorbeeld Outlook en DM-applicaties kunnen hier verder lezen.
  7. Concreet voor de IT-lezers:

    Huisstijl in kantoorautomatisering: selectie en implementatie lettertype noot 7. Branding Executives, Jack Issen

  8. De Rijksuniversiteit van Groningen geeft een mooi voorbeeld hoe ingewikkeld het is om door alle medewerkers de juiste fonts te laten gebruiken. Of dit altijd goed gaat?

About the Author:

Jack heeft ruim 12 jaar ervaring met implementatie en management van merken, en met selectie en implementatie van IT oplossingen voor merkmanagement en automatisering van marketing processen. Hij is er van overtuigd dat de meest succesvolle merken van morgen vandaag al (moeten) denken en (laten) ontwerpen vanuit een “digital first” gedachte.