• Visitekaart, visitekaartje implementeren. Business card

Even een visitekaartje implementeren: Klein kaartje, grote vragen

Het is het kleinste stukje drukwerk, maar vraagt o zo veel aandacht: een visitekaartje. Zeker als het in 35 landen moet worden geïmplementeerd met één centraal bestelsysteem. Welke strategische keuzes moeten worden gemaakt? Wat zijn de lokale behoeften? Elsevier van den Born begeleidde zo’n omvangrijk implementatietraject.

Hoe luidde deze opdracht? ‘Een nieuw visitekaartje implementeren, bij een internationale organisatie die middenin een rebrandingstraject zit. De wens was één centraal bestelsysteem voor 35 landen wereldwijd, in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Azië. Zo’n centraal systeem biedt veel voordelen: uniforme uitstraling van het nieuwe merk, een constante kwaliteit van papier en druk en lagere kosten door het grotere bestelvolume. Ik ondersteunde de strategische beslissingen die genomen moesten worden over de wereldwijde standaardisatie versus de lokale voorschriften. Overal ter wereld hebben mensen hun eigen mening en wensen. Zo’n project wordt dan ook altijd omvangrijker dan wat vooraf intern is ingeschat.’

Naam, functie, contactgegevens: klaar. ‘Dat werd inderdaad gedacht aan het begin van het traject: gegevens verzamelen en klaar. Maar de gebruiken per land verschilden dusdanig; daarin overzicht aanbrengen was al een flinke klus. Bij het inventariseren bleek het visitekaartje op twaalf punten te verschillen. Om er een paar te noemen: de standaardmaten van het kaartje verschilden onderling binnen Europa, Azië en de Verenigde Staten. In Azië is een tweetalig kaartje gangbaar, met lokale tekst op de voorkant en Engelse tekst op de achterkant. Dat maakte een extra ontwerpvariant noodzakelijk.
Verder bleek de schrijfwijze van telefoonnummers zo lokaal bepaald, dat een uniforme schrijfwijze niet haalbaar was. En bleek de fax in verrassend veel landen nog intensief gebruikt te worden.’
Dat was het? ‘Nog niet. In een aantal landen bleken er lokale regels te bestaan voor het vermelden van een bankrekening-, KvK- of VAT-nummer. Of was het verplicht om de juridische entiteit – de naam zoals die geregistreerd staat bij de lokale Kamer van Koophandel – te vermelden in plaats van de bedrijfsnaam. Verder moesten we kiezen voor initialen of de voornaam. En voor het vermelden van titels, een postbusadres, privégegevens en sociale media. Ook was de functietitel niet overal helder en passend, wat ik vaker zie bij een rebranding.’

Hoe kies je een leverancier? ‘De wens was om per land te kunnen bestellen en factureren, met één centrale webtool. We zochten een leverancier met internationale ervaring. Een webtool moet deels aan te passen en in te richten zijn, met name in het logistieke proces. Dat gaat om autorisatie in het bestelproces, de frequentie van productiemomenten, verzendvoorwaarden (inklaringsformulieren) en de facturering per order en per land.
Vervolgens kun je kiezen voor een leverancier en een zelfstandige drukker, zodat je van drukkerij kunt switchen als die niet meer aan je eisen voldoet. Of voor een leverancier en drukker onder één dak, met als voordeel de korte en snellere lijnen.’

Grootste verrassing? Tips? ‘Dat een visitekaartje zo statusgevoelig is, blijft me elke keer weer verbazen. En organisatorisch zoveel discussie oproept! Jazeker heb ik tips. Bestudeer van alle landen actuele visitekaartjes om inzicht te krijgen in lokale behoeftes en gebruiken. Laat prototypen maken van het nieuwe ontwerp, en het verschil voelen tussen stevig en dunner papier. Ook een matte of glanzende papierkeuze doet veel met de uitstraling van een visitekaartje. Wensen zijn soms productietechnisch niet haalbaar – voor dezelfde kosten althans. Vertel wat de consequenties zijn; wat wel en niet kan. En: betrek cruciale personen vroeg in het proces, vraag wat zij belangrijk vinden.’

Iedereen hetzelfde visitekaartje? Of zijn er nog verschillen? ‘We hebben gekozen voor één basisformat; daarnaast zijn per land variabelen mogelijk. Wees daarin flexibel – laat hier lokale gebruiken prevaleren boven de normen van het hoofdkantoor. Mensen moeten zich er ook prettig bij voelen, en het kaartje moet passen bij hun situatie. Niet over alles is discussie mogelijk, wees daarin duidelijk.’

Tevreden? ‘Jazeker. Het is een kaartje met uitstraling, in lijn met het nieuwe merk. Het centrale bestelproces bespaart in lokale begeleiding en geeft een goed overzicht in aantal en verbruik van de kaartjes. En: we zijn van 35 leveranciers met eigen ontwerp- en drukprocessen en kwaliteitsstandaarden naar één leverancier gegaan. Met één wereldwijde uniforme kwaliteit en uitvoering.’

2017-06-25T09:35:44+00:00 By |Tags: , |0 Comments

About the Author:

Elseviers kracht is het toepasbaar maken en implementeren van communicatiemiddelen binnen de identiteit van een organisatie op een manier die binnen de organisatie past. Ze is ervan overtuigd dat je zo resultaten creëert en een merk écht tot leven brengt!